Prosedyrer og alternative dokumentasjonsmåter

Hva er en prosedyre?

En prosedyre er en framstilling av fastlagte, spesifiserte handlingsmønstre for bestemte situasjoner.

En oppskrift på brød er et eksempel på en prosedyre. Følger du oppskriften nøye, blir resultatet trolig vellykket.

Hjulet skal ikke finnes opp på nytt

For mange områder vil den arbeidsmetoden eller rutinen du bruker i dag være god nok. Da vil arbeidet med å lage prosedyre hovedsakelig bestå i å skrive ned de viktigste punktene i det virksomheten gjør i dag. Mindre justeringer kan gjøres etter behov.

Oppdater jevnlig

Det er viktig at nye løsninger blir satt ut i livet etter hvert som virksomheten fastlegger de enkelte prosedyrene. Det er også nødvendig å revidere prosedyrene jevnlig.

Kan en dokumentere uten å bruke prosedyrer?

Bruk av prosedyrer er en god måte å dokumentere og styre på. Men det oppfordres til å være kreativ i forhold til dokumentasjon. Eksempelvis kan videosnutter, fagopplæring, sjekklister, figurer, tegninger etc være fullt så effektive måter å styre og dokumentere på. Ofte er kombinasjonen av flere dokumentasjons og styringsmetoder den beste.

Det er opp til virksomhetene å vurdere hvor det er hensiktsmessig å bruke prosedyrer. Men en må kunne vise til at den alternative måten bringer resultat.