Utvikle internkontrollen

Aktuelle krav

§5 Internkontrollens innhold punkt a og e, samt dokumentasjonskrav i forskriften

Internkontrollen innebærer at virksomheten skal:

• Sørge for at de lover og forskrifter i akvakulturlovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig.

• Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, og utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdende.

• Internkontrollen skal dokumenteres i den form og i det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av akvakulturlovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte forhold som nevnt i §5 annet ledd nummer c til g.

Tips og råd

Under følger et eksempel på hvordan du kan arbeide for å få oversikt, kartlegge risiko og lage systemdokumentasjon.

1. Få oversikt

Skaff deg oversikt over og få kjennskap til aktuelt regelverk i akvakulturlovgivningen.

Hvilke lover og forskrifter gjelder for din virksomhet?

Heldigvis er det slik at ikke alle lover og regler gjelder for alle. Enhver må selv sortere ut de som gjelder for egen virksomhet!

Hvordan skaffer vi oss slik oversikt?

Vi vil gi følgende råd:

• Gjør deg kjent med akvakulturlovgivningen. Den kan nok virke omfattende, men tar du deg tid til å lese gjennom den, vil du snart forstå at det er mye sunn fornuft.
• Gjør deg kjent med forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen.
• Ha aktuelle lover og forskrifter tilgjengelig.
• Hold deg oppdatert

2. Kartlegge

Kartlegg forhold som innebærer risiko i forhold til brudd på akvakulturlovgivningen. Fokuset er hva som kan gå galt i forhold til ytre miljø, dyrehelse og dyrevelferd.

Hvordan kartlegge?

Under finner du eksempel på hvordan du kan utføre en risikokartegging, vurdere risiko og lage planer for risikoreduserende tiltak.

Vi skal nå ta utgangspunkt i prosessen produksjon, bryte den ned i ved hjelp av flytdiagrammer og kartleggingsskjemaer. Det vil bli gitt eksempler på utfylling fra områdene matfisk og yngelproduksjon. Husk på at dette er kun eksempler og ikke en fasit!

3. Dokumentere

Få på plass en helhetlig, skriftlig framstilling av internkontrollarbeidet.

Hvordan dokumentere?

Virksomhetene har stor valgfrihet. For mange er det nok hensiktsmessig å bruke en etablert metodikk fra et eksisterende styringssystem i virksomheten.

Under følger en presentasjon på en vanlig måte å dokumentere et internkontrollsystem. Den kan være til hjelp når du selv skal lage din dokumentasjon. Klikk deg gjennom med venstre musknapp eller «enter» knappen på tastaturet.

Prosedyrer er ofte brukt i forbindelse med å dokumentere fastlagte, spesifiserte handlingsmønstre for bestemte situasjoner. Noen steder i akvakulturlovgivningen følger det også krav om å lage en prosedyre. Under følger derfor en forklaring med eksempler på prosedyrer.

Husk på at papirmengden i seg selv er ikke målet, men at noe blir gjort:

• Si hva du skal gjøre!
• Gjør det du har sagt og skrevet at du skal gjøre!
• Kontroller at du har gjort det du sa/skrev du skulle gjøre!

Husk!

• Tenk enkelt
• Ta utgangspunkt i de systemer, rutiner og praksis du har
• Få med de ansatte