Merknader til forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen

Til §2 Virkeområde

Forskriften gjelder for virksomheter som er omfattet av de regelverk som nevnes i paragrafen.

All virksomhet som er omfattet av oppdrettsloven og havbeiteloven er omfattet, jf. §2 nr. 1 og 2.

Etter §2 nr. 3 gjelder forskriften bare de delene av matloven som gjelder dyrehelse i akvakulturrelatert virksomhet. Etter §2 nr. 4 gjelder forskriften bare dyrevernbestemmelser som har relevans for akvakulturrelatert virksomhet. Hva som regnes som akvakulturrelatert virksomhet er definert i §3 nr. 3.

Forskriften omfatter både offentlig og privat akvakulturvirksomheter av alle slag. For nærmere presisering av hvordan virksomhetsbegrepet skal forstås, vises til de enkelte lover. Ved eventuell tvil om virkeområde, kan dette avklares ved å henvende seg til Fiskeridirektoratet for spørsmål knyttet til oppdrettsloven og havbeiteloven og Mattilsynet for spørsmål knyttet til dyrevernloven og matloven.

Kravet til internkontroll etter denne forskriften vil også omfatte virksomheter som verken behøver tillatelse etter fiskeoppdretts-, havbeite- og/ eller matloven (for eksempel slakteri- og tilvirkningsanlegg, notvaskerier, og avfallsbehandlingsanlegg). IK-kravet gjelder imidlertid kun i den utstrekning virksomhetene er regulert av de respektive lover. Virksomheter som bare er underlagt enkeltbestemmelser, plikter således bare å ha IK for oppfyllelse av disse bestemmelsene.

Internkontroll som styrings- og tilsynsprinsipp er tatt i bruk for flere områder. Som det går fram av tabell 1 nedenfor, vil de langt fleste virksomhetene som er omfattet av denne forskriften, også ha plikt til å gjennomføre internkontroll i relasjon til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivingen (IK-HMS), noen også i relasjon til næringsmiddellovgivningen (IK-MAT). Virksomheter som omfattes av flere ulike internkontrollsystemer, må vurdere på hvilken måte kravene mest hensiktsmessig kan etterleves. For mange vil det være praktisk å utarbeide et samlet system som ivaretar alle lovene.

* gjelder så langt virksomheten er underlagt bestemmelsene i den enkelte lov.

Til §4 Plikt til internkontrollsystem

Plikten til å innføre og utøve internkontroll påhviler « den som er ansvarlig » for den akvakulturrelaterte virksomheten. Hvem som er « ansvarlig » for virksomheten vil avhenge av de ulike lover som forskriften er hjemlet i. For virksomhet som har tillatelse til å drive oppdrettsvirksomhet etter oppdrettsloven, havbeiteloven og matloven, vil den ansvarlige være det rettssubjektet som besitter tillatelsen.

Selv om internkontroll må utøves på alle nivåer i virksomheten, tilligger ansvaret for å sette i gang arbeidet (innføre internkontroll) og holde det i gang (utøve internkontroll) det øverste nivået i virksomheten - virksomhetens ledelse.

Paragrafen presiserer at ledelsens plikt til å innføre og å utøve internkontroll skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne. Etter arbeidsmiljøloven §12 nr. 3 skal arbeidstakerne og deres tillitsvalgte holdes orientert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet, herunder om planlagte endringer i slike systemer. De skal også gis den opplæring som er nødvendig for å sette seg inn i systemene, og de skal være med på å utforme dem. Internkontroll etter denne forskriften anses for å være et styrings- og planleggingssystem som omfattes av arbeidsmiljøloven §12 nr. 3.

Til §5 Innhold i internkontrollsystemet

§5 stiller krav til innholdet i og dokumentasjon av internkontroll.

Etter nummer 1 skal virksomheten ha de lover og forskrifter som gjelder for virksomheten tilgjengelig.

Det betyr at de virksomhetene som omfattes av IK-Akvakultur kravet må ha gjennomgått regelverket på akvakulturområdet, og funnet ut hvilke bestemmelser som gjelder for dem. Dersom en forskrift i sin helhet gjelder for virksomheten, er det nok å finne fram til selve forskriften. Er det imidlertid bare visse bestemmelser i en forskrift som er aktuelle, må man identifisere disse.

Lover og forskrifter er stadig i utvikling. Virksomhetene må derfor etablere rutiner og/ eller prosedyrer for hvordan de vil holde seg oppdatert til enhver tid.

Det vil være opp til virksomheten å vurdere på hvilken måte de aktuelle reglene skal være tilgjengelige. En hensiktsmessig måte å gjøre det på, kan være å utarbeide en liste over aktuelt regelverk kombinert med en veiledning om hvordan man kan finne de aktuelle forskriftene på Lovdata.

Etter nummer 2 skal alle arbeidstakerne ha kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å medvirke og utføre virksomhetens internkontrollarbeid. Dette innebærer også at arbeidstakerne er kjent med endringer i internkontrollen. Kunnskapskrav vil fremgå som en naturlig følge av virksomhetens art, aktiviteter og risikoforhold.

Etter nummer 3 må virksomheten fastsette mål for internkontrollarbeidet. Målene skal primært knytte seg til hvordan internkontrollen skal gjennomføres og fokusere på viktigheten av å drive et planmessig og systematisk internkontrollarbeid i virksomheten. Målene er en viktig forutsetninger for planer og aktivitet, og bør settes så konkret som mulig. Målsetninger av mer overordnet karakter må også fastsettes.

Hvilke mål som settes skal dokumenteres skriftlig.

Etter nummer 4 skal virksomhetene ha oversikt over organisasjonen, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til etterlevelse i akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten. Dette kan utføres på mange måter. Det kan være hensiktsmessig å skissere opp organisasjonen i et organisasjonskart eller prosesskart som viser rapporteringsveier og ansvarforhold.

Dette skal dokumenteres skriftlig.

Etter nummer 5 skal virksomhetene kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Kartleggingen skal gi en oversikt over hva som må forbedres. Den enkelte virksomhet har selv ansvaret for å velge hvilken metodikk som er mest hensiktsmessig i forhold til virksomhetens art og størrelse.

Kartlegging, planer og tiltak skal dokumenteres skriftlig.

Etter nummer 6 skal virksomhetene iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen.

Hensikten med et avvikssystem er i første rekke å forebygge avvik og feil relatert til akvakulturlovgivningen. Dersom avvik og feil likevel forekommer, skal virksomhetene ha forberedt vel planlagte og raskt mobiliserbare rutiner for identifisering, registrering, behandling, korrigering og rapportering av hendelser og enheter som avviker eller som kan komme til å avvike fra de respektive kravene.

Mens hensikten med avviksbehandling er å få rettet opp et avvik ved en enhet, prosess etc. raskest mulig som en straksbehandling, så er hensikten med et korrigerende tiltak å fjerne årsakene til avvikene og feilene etter analyse og totalvurdering av situasjonen, for å forhindre gjentaking.

Det kreves at avvikssystemet dokumenteres skriftlig.

Etter nummer 7 skal virksomhetene selv gjennomgå systemet for å sikre at IK-Akvakultursystemet fanger opp endringer i virksomhetenes omgivelser og rammebetingelser som er aktuelle for oppfyllelse av akvakulturregelverket, og at systemet følges i praksis. Gjennomgangen kalles internrevisjon. Også her er det et krav at fremgangsmåten dokumenteres skriftlig.

Tredje ledd stiller krav om at internkontrollen dokumenteres. Hvilke krav som stilles til dokumentasjon, vil være avhengig av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.

Noen virksomheter vil utarbeide et omfattende system med grundige analyser av risiko, dokumentasjon etc., mens andre kan nøye seg med et enklere system. Internkontroll krever imidlertid ryddighet og et gjennomtenkt system. I dette ligger det også at alle som arbeider i virksomheten er kjent med hvordan internkontrollen praktiseres. Det er viktig at dokumentasjonen er innrettet slik at tilsynsmyndighetene kan sette seg inn i hvordan virksomhetene oppfyller akvakulturlovgivningen.

Fjerde ledd krever at de forhold som er nevnt i første ledd nr. 3 til 7 skal dokumenteres skriftlig.

Til §6 Tilsyn og vedtak

Bestemmelsen fastslår hvem som skal forestå tilsynet med forskriften og har rett til å fatte vedtak. Følgende myndigheter vil være tilsynsmyndighet etter forskriften:

• Fiskeridirektoratet (fiskeoppdrettsloven og havbeiteloven)
• Mattilsynet (matloven og dyrevernloven)

Ved å benytte systemrevisjoner vurderer tilsynsmyndighetene virksomhetenes internkontrollarbeid, og legger vekt på det forebyggende arbeid. Tilsynsmyndighetene vil kunne veilede om forståelse av forskriftens krav og prinsipper for internkontroll. Veiledningspliktens omfang er regulert av forvaltningsloven.

Til §7 Dispensasjon

I vurderingen må det tas hensyn til hva konsekvensene av en dispensasjon vil bli for internkontrollarbeidet i virksomheten.

§9 Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft 1. januar 2005.